Der Internationale Tag des digitalen Aufräumens am 21. März wird oft als Erinnerung daran verstanden, alte Fotos zu löschen oder den persönlichen Posteingang aufzuräumen. Für Unternehmensleiter sollte dieser Tag jedoch Anlass zu einer viel ernsthafteren Diskussion sein. Die unkontrollierte Anhäufung von Unternehmensdaten hat sich im Stillen zu einer Quelle von Risiken und nicht von Werten entwickelt.

Jahrelang wurden Unternehmen ermutigt, alles zu sammeln und aufzubewahren. Daten wurden als ein Vermögenswert angesehen, der eines Tages Einblicke, Wettbewerbsvorteile oder Innovationen liefern könnte. In der Praxis verhalten sich viele dieser Daten heute eher wie Industrieabfälle. Sie befinden sich in Cloud-Plattformen, werden in verschiedenen Regionen repliziert, wiederholt gesichert und nur selten überprüft. Wenn sie gestört werden, sei es durch einen Cyberangriff, eine behördliche Prüfung oder eine juristische Entdeckung, können sie dem Unternehmen erheblichen Schaden zufügen.

Warum das Löschen von Daten einen echten Wert darstellt

Der unmittelbarste Grund für die Reduzierung des Datenvolumens ist finanzieller Natur. Cloud-Speicher wird häufig als kostengünstig beschrieben, aber dabei wird der Umfang übersehen. Mit der Beschleunigung der Datenerstellung steigen auch die Kosten für Speicherung, Sicherung und Redundanz.

Viele Unternehmen zahlen unwissentlich für die Speicherung riesiger Mengen redundanter, veralteter und trivialer Daten. Ganze Benutzerordner werden in großem Umfang gesichert, einschließlich veralteter Installationsprogramme, persönlicher Dokumente, duplizierter Dateien und vergessener Downloads. Dieses Material wird oft mehrfach über geografisch verstreute Umgebungen hinweg kopiert.

Das ist nicht nur ineffizient. Es ist auch Ausdruck mangelnder finanzieller Disziplin. In einem Umfeld, in dem die Budgets unter Druck stehen, werden durch die Finanzierung unnötiger Speichermöglichkeiten Investitionen von der Verbesserung der Sicherheit und von Innovationen abgezogen. Führungskräfte, die keine Strategie zur Reduzierung des digitalen Überflusses formulieren können, nehmen im Stillen vermeidbare Kosten in Kauf.

Rechtliche Risiken, die sich im Verborgenen abspielen

Die rechtlichen Folgen einer übermäßigen Datenspeicherung sind sogar noch gravierender. Wenn ein Unternehmen in einen Rechtsstreit oder eine behördliche Untersuchung verwickelt wird, muss es relevante Aufzeichnungen identifizieren und vorlegen. Je umfangreicher und chaotischer der Datenbestand ist, desto teurer und komplexer wird dieser Prozess.

Unstrukturierte E-Mail-Archive, Kollaborationsplattformen und Altsysteme verursachen einen Überprüfungsaufwand, der den Wert des Rechtsstreits selbst in den Schatten stellen kann. Rechtsteams müssen alles untersuchen, was relevant sein könnte, unabhängig davon, ob es überhaupt hätte existieren dürfen.

Gesetzliche Verpflichtungen stellen ein weiteres Risiko dar. Gemäß POPIA dürfen personenbezogene Daten nicht länger aufbewahrt werden, als es für den ursprünglichen Zweck erforderlich ist. Die Aufbewahrung von Kundendaten auf unbestimmte Zeit ist kein vorsichtiges Verhalten. Es ist ein Versagen bei der Einhaltung der Vorschriften, das nur darauf wartet, zu passieren.

Die versteckte Gefahr der vergessenen Identitäten

Die Bereinigung von Daten beschränkt sich nicht nur auf Akten und Aufzeichnungen. Zugriffsrechte verdienen die gleiche Aufmerksamkeit. Eine der häufigsten Schwachstellen, die bei Bewertungen aufgedeckt werden, ist das Vorhandensein von aktiven Konten, die mit ehemaligen Mitarbeitern verknüpft sind.

Diese so genannten Zombie-Konten existieren, weil die Entlassungsprozesse an der Gehaltsabrechnung oder den HR-Systemen enden. Wenn der Zugang zu SaaS-Plattformen, internen Anwendungen und Verzeichnissen nicht sofort widerrufen wird, bleiben diese Anmeldedaten gültig. Angreifer bevorzugen sie gerade deshalb, weil sie legitim erscheinen und selten Alarme auslösen.

Eine wirksame digitale Hygiene erfordert eine strenge Identitätskontrolle. Wenn eine Person ausscheidet, muss ihre digitale Präsenz unverzüglich entfernt werden. Automatisierung ist unerlässlich. Manuelle Prozesse versagen unweigerlich im großen Maßstab.

Von der Anhäufung zur Kontrolle

Erforderlich ist eine Änderung der Denkweise. Unternehmen müssen weg von der passiven Speicherverwaltung und hin zu einer bewussten Steuerung des Datenlebenszyklus.

Dies beginnt mit automatisierten Aufbewahrungsregeln, die den Mitarbeitern die Arbeit abnehmen. Dies beginnt mit automatischen Aufbewahrungsregeln, die die Mitarbeiter entlasten, und setzt sich in der Datenklassifizierung fort, so dass die Informationen bereits bei ihrer Erstellung entsprechend gekennzeichnet und behandelt werden. Schließlich muss die Löschung von Daten vertretbar sein. Unternehmen brauchen klare Aufzeichnungen, aus denen hervorgeht, wann und warum Daten vernichtet wurden, und die sich an dokumentierten Richtlinien orientieren.

Der Digital Cleanup Day dient als nützliche Erinnerung daran, dass die sichersten Daten die sind, die man nicht mehr besitzt. Informationen können nicht gestohlen, durchgesickert oder missbraucht werden, wenn sie bereits verantwortungsbewusst entfernt wurden.

Digital Cleanup Day: ein praktischer Leitfaden für Organisationen

Für Organisationen sollte der Digital Cleanup Day nicht nur eine symbolische Übung sein. Er sollte als Auslöser für messbare Maßnahmen in den Bereichen Daten, Identität und Governance dienen.

• Definieren Sie, was vorhanden sein soll und für wie lange
  Jede Datenkategorie sollte einen klaren Zweck und eine bestimmte Lebensdauer haben. Wenn Informationen nicht mehr für geschäftliche, rechtliche oder behördliche Anforderungen benötigt werden, sollten sie nicht aufbewahrt werden. Aufbewahrungszeitpläne müssen eindeutig sein, zentral durchgesetzt und regelmäßig überprüft werden.
• Automatisieren Sie Aufbewahrung und Löschung
  Sich darauf zu verlassen, dass die Mitarbeiter Daten manuell löschen, funktioniert nicht in großem Umfang. Automatisierte Richtlinien für E-Mails, Kollaborationsplattformen, Dateispeicher und Backups sorgen für Konsistenz und verringern das Risiko. Daten, die nicht für rechtliche oder betriebliche Zwecke gekennzeichnet sind, sollten standardmäßig gelöscht werden.
• Daten bei der Erstellung klassifizieren
  Sichtbarkeit ist unerlässlich. Unternehmen sollten Daten bereits bei ihrer Erstellung klassifizieren und dabei personenbezogene Daten, vorgeschriebene Informationen und sensible Geschäftsunterlagen identifizieren. Die Klassifizierung ermöglicht eine angemessene Handhabung, Aufbewahrung und einen angemessenen Schutz und verhindert gleichzeitig eine unkontrollierte Ausbreitung.
• Bereinigung der Identität, nicht nur der Daten
  Ruhende und verwaiste Konten stellen eine der am meisten ausgenutzten Schwachstellen in modernen Umgebungen dar. Das Offboarding muss den sofortigen Entzug des Zugriffs auf alle Systeme auslösen. Die Verwaltung des Identitätslebenszyklus sollte automatisiert und regelmäßig überprüft werden.
• Löschung vertretbar machen
  Löschungen müssen absichtlich und nachweisbar sein. Unternehmen sollten Aufzeichnungen führen, aus denen hervorgeht, wann, unter welcher Richtlinie und warum Daten gelöscht wurden. Dies schützt das Unternehmen bei Audits, Untersuchungen und Gerichtsverfahren.

Bei der digitalen Hygiene geht es nicht darum, den Einblick zu verringern. Es geht darum, die Gefährdung zu verringern. Das Ziel besteht nicht darin, blind zu löschen, sondern nur das aufzubewahren, was notwendig, verständlich und geregelt ist.

Wenn Sie verstehen möchten, wo unnötige Daten und Zugriffe Ihr Risiko erhöhen, oder wie Sie eine vertretbare, automatisierte Governance in Ihrer Umgebung aufbauen können, setzen Sie sich mit Integrity360 in Verbindung, um ein Gespräch zu beginnen.